Dokumentenverwaltungssystem (DMS)
Die Verwaltung von Dokumenten im SAP über das Dokumentenverwaltungssystem (DMS) bietet Ihnen viele Vorteile.
All Ihre Dokumente werden im Dokumenten-Info-Satz (DIR oder DIS) abgelegt und werden von dort mit dem SAP-Business-Objekten wie z.B. einem Equipment verknüpft. Ein Dokument kann selbstverständlich auch mit mehreren SAP-Business-Objekten verknüpft werden. Mittels SAP-Klassifizierung können nun sämtliche Dokumente gezielt gesucht werden und sind dadurch ständig verfügbar.
Mehrere Dateien die logisch zusammen gehören können in einem Dokumenten-Info-Satz gemeinsam abgelegt werden. Hier sind alle gängigen Dateiformate wie MS-Office (docx, xlsx, …) aber auch Bilder (jpg, …) möglich.
Um den rechtmäßigen Zugriff zu gewährleisten, können Berechtigungen gezielt eingeschränkt und ein Workflow angebunden werden der die Inhalte auf Richtigkeit prüft und mittels digitaler Unterschrift (Signatur) freigibt. So erhält das Dokument zudem immer einen aktuellen Status wie z.B. „in Arbeit“, „Gültig“, oder „Gelöscht“. Und: Sie können von jedem Arbeitsplatz darauf zugreifen.
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Datenarchivierung
Jeder Geschäftsbereich produziert in unterschiedlichem Maße Daten und Dokumente. Die Datenarchivierung unterscheidet sich jedoch grundsätzlich von der reinen Datenhaltung. Die Aufbewahrung von Daten und Dokumenten ist in jeglicher Art und Weise möglich. Sie liegen in Papierform in Aktenordnern oder persönlichen Ablagen, manchmal mehrfach als Kopie, mit unterschiedlichen Versionsständen. Sie liegen verstreut lokal auf den Rechnern der Anwender. Sie liegen zentral auf einem Netzwerk-Server, sind aber in irgendwelchen Unterordnern versteckt und somit schwer auffindbar. Sie haben keinen direkten Bezug zu einem SAP-Business-Objekt sondern können nur über den Filenamen oder Dateiordner gefunden werden. Man muss 2 „Orte“ besuchen um Business-Objekt und Dokument aufzurufen. SAP und z.B. den Windows-Netzwerkordner.
Bei einer ordnungsgemäßen Datenarchivierung zentral über SAP DMS entfällt all dieser Aufwand. All Ihre Dokumente sind ordnungsgemäß im SAP DMS archiviert und logisch den einzelnen Business Objekten zugeordnet.
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FIORI Apps mit Dokumentenanbindung
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Klassifizierung
Die Klassifizierung ist ein SAP-übergreifender Service. Er dient hauptsächlich dazu SAP-Business-Objekte in betriebsspezifischer Weise strukturierenden Begriffen zuzuordnen. Haben z.B. zwei völlig unterschiedliche SAP-Business-Objekte den gleichen klassifizierenden Begriff so hat man sie mit diesem Suchbegriff verbunden. Somit lassen sich Objekte zusammenfassen und gezielt suchen.
Im Bereich SAP DMS wird die Klassifizierung genutzt, um Dokumenten Metadaten mitzugeben.
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Knowledge-Provider (KPro)
SAP nutzt aktuell den Knowledge-Provider um Daten strukturiert abzulegen. Er ist eine Infrastruktur / Technologie die SAP bereitstellt, um anwendungs- und medienneutral Informationen verwalten zu können. Nutzt man das SAP DMS so richtet man es über Knowledge-Provider ein. Die Einrichtung über das veraltete DVS wird nicht empfohlen.
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Generic Object Service (GOS)
Jedes bedeutende SAP-Business-Objekt hat oben links in der Toolbar das GOS-Menü. Dort findet sich all das wieder, was rund um das Business-Objekt an übergreifenden Daten vorhanden ist. Workflows, Attachments, persönliche Notizen, URLs, etc. Dies ist ein viel genutzter Service im SAP. Er erleichtert den Usern die Arbeit. Leider werden die GOS-Attachments in vielen Firmen genutzt um ein Dokumenten-Management (DMS) darüber aufzubauen. Davon ist abzuraten und oft wird dieser Weg nachträglich wieder verlassen und es wird zum klassischen SAP-Dokumenten-Management mit seinen Dokument-Info-Sätzen zurückgekehrt. Dabei wird der Bereich GOS-Attachments dann komplett abgeschaltet um die User zu zwingen das DMS zu nutzen, welches den gesetzlichen Ansprüchen genügt (Compliance). Die Attachments werden programmunterstützt migriert ins SAP DMS.
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Anlagen Attachments GOS
In der täglichen Arbeit werden unwahrscheinlich viele Dokumente erzeugt, versendet und abgelegt.
SAP erlaubt es den Usern mittels Attachments über den so genannten Generic Object Service (GOS) „quick and dirty“ Dateien abzulegen. Möchte man aber eine ordnungsgemäße Dokumentenablage bereitstellen so ist die Verwendung von Attachments nicht zu empfehlen.
Warum? Weil alle User wahllos Dateien an SAP-Business-Objekte anhängen und auch wieder löschen können. Das GOS ist eher dafür gedacht „mal schnell“ Daten ans Business-Objekt an zu hängen. Es gibt keinerlei Struktur und Dokumente sind oft uneingeschränkt zugreifbar. Die Daten liegen im Gegensatz zu Dokument-Info-Sätzen oft direkt auf der Datenbank und nicht im Archiv. Diese Art der Dokumentenablage ist weder besonders sicher für Ihr Unternehmen noch reicht es um den gesetzlichen Vorgaben (Compliance) zu entsprechen. Früher oder später sollten Sie auf das ordnungsgemäße SAP-Dokumentenmanagement mit seinen Dokumenten-Info-Sätzen umstellen.
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ArchiveLink
In SAP verwaltete Dokumente werden nicht auf der Datenbank abgelegt. Sie liegen im elektronischen Archiv welches über die ArchiveLink-Schnittstelle mit dem SAP-System verbunden ist. Einfach gesagt ist ArchiveLink eine standartisierte Schnittstelle für externe Ablagesysteme. Hierüber können Dokumente in einem elektronischen Archiv abgelegt sowie angezeigt werden.
Die Anwender arbeiten mit dem Dokumentenverwaltungssystem im SAP. Dieses greift über die Infrastruktur Knowledge-Provider und der Schnittstelle ArchiveLink auf die physikalischen Daten im Archiv zu.
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